신입사원, 업무이메일 작성 방법(예시)

 

회사를 다니다 보면 유선통화와 더불어 상대방과 가장 소통을 많이 하는 방법은 이메일입니다.

업무를 할 때 이메일만 보더라도 보낸 사람이 일을 잘하는 사람인지 아닌지 바로 판단이 되는데요.

오늘 여러분들에게 소개해드릴 내용은 업무 이메일 작성 방법입니다.

 

제목 : 안녕하세요.
수신 : 홍길동 사원(honggildong@bcompany.com), 김경영부장(kimkyeongyeong@bcompany.com), 임꺽정팀장(imggeokjeong@bcompany.com), 이대한대리(edaehan@bcompany.com), 도레미과장(doraemi@bcompany.com)
첨부파일 : ㅇㅇ.xls, 완성본(최종).pptx
내용 : 안녕하세요.  전 사원들을 위한 집합교육이 있습니다. 엑셀파일 열어 보시고 체크해서 답변주세요.

 

위 메일을 보고 아무 생각이 들지 않으셨다면 아래에 설명할 내용을 집중해서 들어주세요.

위 내용을 보고 속이 터질 것 같거나 '이렇게 쓰는 사람이 어디있어?'라고 생각하시는 분들은 기본이 되어있으신 분입니다.

실제로 직장생활을 할 때 위와 같은 느낌으로 메일을 보내신 분들이 존재했었습니다. 

그럼 사회초년생을 위한 메일 쓰는 방법을 설명드리도록 하겠습니다.

 

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1. 수신 · 참조

1) 수신 : 메일을 대표로 받는 사람이며 직접적으로 커뮤니케이션을 하는 사람입니다.

2) 참조 : 메일을 받는 주체는 아니지만 참고해서 받아야 하는 사람입니다.

3) 숨은 참조 : 수신인들에게는 보이지 않지만 함께 메일을 받는 사람입니다.

                       수신인들에게 부담스러울 수 있는 대상들입니다.

 

2. 제목 

- 보내고자 하는 목적을 요약하여 보냅니다.

-  [본인의 소속] / 주요 내용 요약 / 날짜

   ex) [B컴패니 상품전략팀] 2023년 상반기 컨벤션 시행 안내의 건 (23.08.16)

 

3. 내용

1) 중요한 요점만 작성하고 격식을 갖추는 것이 좋다.

2) 핵심 내용 한 줄을 두괄식으로 먼저 적어준다.

3) 말머리를 사용하기도 한다. EX) [중요] 상세페이지 디자인 관련 회의 안내

4) 너무 많은 접속사를 쓰지 않는다. 짧게 짧게 끊어서 쓰기

5) 긴 내용은 번화를 활용하여 목차로 보내기 1. → 1) → ① 과 같이 정리한다.

6) 첫 문장에는 수신인을 향한 인사와 본인의 소속을 밝힌다

7) 첨부파일이 있을 경우 본문에서 언급한다.

8) 메일을 마무리할 때는 마무리 인사를 한다.

9) 이메일 하단에는 회사 서명을 넣는다. 없을 경우 연락처를 기재한다.

 

4. 첨부파일

1) 작성한날짜_작성자(회사, 부서)_제목

2) 꼭 필요한 것만 넣는다.

3) 5개 이상은 압축해서 넣는다.

 

5. 업무메일에 자주 쓰이는 용어들

1) 작일 / 금일 / 익일 / 명일 : 작일 / 오늘 / 내일 / 내일

2) 금주 / 차주 / 전주 : 이번주 / 다음주 / 지난주 

3) 전기 / 당기 / 차기 : 전년도 / 이번년도 / 내년

4) 귀사 / 당사 / 당소 / 폐사 : 상대회사 / 우리회사 / 기관이 스스로 지칭 / 우리회사를 낮춰 지칭

5) 팔로우업 / 어레인지 : 진행하다 / 준비하다

6) 인폼 / 컨펌 : 공지하다 / 확인하다

7) 하드카피 / 소프트카피 : 종이인쇄 / 파일

8) 레퍼런스 : 참고, 참조

9) CC / EOM : 이메일 참조 / 내용이 없는 이메일

 

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처음에 보여드렸던 잘못된 예시를 고쳐서 보여드립니다.

제목 : [인재교육팀] B컴패니 전사 교육과정 강의 요청의 건

수신 : 임꺽정팀장(imggeokjeong@bcompany.com), 도레미과장(doraemi@bcompany.com), 이대한대리(edaehan@bcompany.com), 홍길동 사원(honggildong@bcompany.com)

참조 : 김경영부장(kimkyeongyeong@bcompany.com)

첨부파일 : (23.08.02)_김철수(인재교육팀)_1. 인사체계교육과정명단.xls, (23.08.02)_김철수(인재교육팀)_2. 인사체계교육과정자료.pptx

내용 : 

안녕하십니까. 인재교육팀 김철수 대리입니다.
8월 전직원 대상으로 인사체계 교육과정을 진행합니다.
교육과정 참여를 위한 일정 조정을 위해 메일을 보냅니다.
소요시간은 1시간입니다.
이메일에 기재된 3가지 후보 일정에서 골라 주시기 바랍니다.

1) 1차 교육 : 8월 15일 화요일 오전 11시
2) 2차 교육 : 8월 15일 화요일 오후 2시
3) 3차 교육 : 8월 16일 수요일 오후 2시

첨부된 엑셀 파일에 희망일시를 기입하여 이메일로 회신 주시기 바랍니다.
기타 문의사항은 언제든 전화 주시면 감사하겠습니다.
감사합니다.

김철수 대리 | 인재개발팀 경기도 세명시 세명 1구 세명로 123-456
T 010-123-4567 F. 070-1234-5678 M. 010-1234-5678 E. kimcheolsoo@bcompany.com

 

직장생활에 기본이지만 많은 사람들이 실수하는 업무 이메일 작성법.

한 번만 익혀둔다면 직장에서 사랑받는 신입사원이 될 수 있습니다.

그럼 이메일도 능숙하게 보내는 여러분들이 되기를 기원하며 에규빠-!